ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ
ПИСЬМО
О предоставлении разъяснений относительно Перечня типовых документов
На Ваш запрос сообщаем, что при составлении номенклатуры дел на 2013 год необходимо руководствоваться новой редакцией Перечня типовых документов, образующихся в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов( z0571-12 ), утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 и зарегистрированного в Минюсте Украины 17.04.2012 за № 571/20884 (далее — Перечень), который вступает в силу с 01.01.2013.
Сроки хранения документов, установленные Перечнем ( z0571-12 ), являются обязательными для всех органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций, а для физических лиц — предпринимателей Перечень имеет рекомендательный характер.
Одновременно сообщаем, что примечание "При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовали государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственной контрольно-ревизионной службы по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (противоречий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения" к статьям Перечня( z0571-12 ) указывает, что уничтожение данных документов, сроки хранения которых истекли, осуществляется при условии проведения ревизии или проверки соответствующими уполномоченными органами власти.
В зависимости от результатов ревизии или проверки данные документы либо подлежат уничтожению путем составления акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, либо в случае возникновения каких-либо противоречий, споров (в том числе письменных претензий в досудебном порядке), следственных и судебных дел хранятся до принятия окончательного решения.
В случае возбуждения уголовного дела категории и виды документов, необходимых для следствия, определяются соответствующими уполномоченными органами уголовно-исполнительной системы.
Председатель Службы
О. Гинзбург
